A gestão por processos é um conceito relativamente novo, que envolve unir a gestão de negócios e a tecnologia da informação, de forma a otimizar os resultados de qualquer empresa ou organização.
Os resultados da gestão por processos geralmente envolvem a redução de custos, aumento da produtividade e, consequentemente, um melhor produto ou serviço para o cliente.
Reduzindo custos operacionais e melhorando do produto
Quais são os objetivos da implantação da gestão por processos? Dentre os principais, pode-se citar a redução de custos operacionais e a melhoria do produto.
A gestão por processos permite a redução de custos porque envolve a automatização de determinadas etapas.
Um dos principais processos automatizados atualmente é o disparo de e-mails marketing e newsletters. Através de softwares especializados, faz-se a coleta de dados dos clientes, a fim de descobrir alguns parâmetros (quantos e-mails abriram, sobre quais assuntos, etc.).
Com isso, envia-se os e-mails de forma automática, mas previamente selecionando o conteúdo certo para cada perfil de clientes. Ou seja, acaba-se, também, nutrindo leads de forma automatizada.
Como consequência, ocorre a melhoria do produto, que também é um dos objetivos da gestão por processos. Além disso, se os processos estiverem continuamente sendo melhorados, maiores são as chances de o produto final atender às necessidades do cliente.
Ganho de produtividade e ganho de eficiência
Outros dois grandes objetivos da gestão por processos envolvem a melhoria da produtividade e eficiência.
De forma resumida, otimizar processos é basicamente um sinônimo de ganho de produtividade, em todos os âmbitos da empresa. Afinal, quanto mais os processos forem automatizados, mais tempo os colaboradores terão para resolver problemas específicos, que não poderiam ser feitos com uma máquina.
O ganho de eficiência, portanto, está diretamente relacionado a esse cenário. Afinal, dar uma nova perspectiva aos processos é uma forma de ajudar as empresas a conhecerem melhor a si próprias, eliminando eventuais ineficiências em prol de um melhor resultado final.
Os primeiros passos para implantar uma gestão por processos
O primeiro passo para realizar uma boa gestão por processos é fazer uma análise, ou seja, um mapeamento de todos os processos atuais da empresa. Nesse momento, é interessante contar com o auxílio da equipe, que com certeza trará contribuições positivas.
Depois, é preciso idealizar a melhoria. Ou seja, entender o que está funcionando e o que não está, o que pode ser reduzido, o que deve ser reavaliado, o que deve ser incluído, etc.
Em seguida, chega o momento da implementação, colocando-se em prática tudo aquilo que foi planejado anteriormente.
Após a implementação, é muito importante focar na monitoração, ou seja, observar com cuidado o andamento das mudanças, se os processos funcionam no dia a dia da empresa, como os colaboradores estão lidando com os novos processos, etc. É o momento, inclusive, de realizar pequenas mudanças, se necessário.
Aprovando (ou não) a gestão por processos
Na próxima fase, realiza-se a gestão. É interessante fazer um comparativo entre os resultados esperados e os resultados obtidos.
Se as melhorias forem comprovadas, chega o momento da automatização de fato. Afinal, antes de uma grande mudança, é preciso garantir que todas as etapas do processo estão bem compreendidas e entregarão o resultado almejado.