Assim como qualquer mudança, a gestão por processos precisa de um tempo de adaptação. Devido a isso, é importante implementá-la de forma gradual e acompanhar os impactos. Até mesmo para que cada área e colaboradores que fazem parte dela se acostumem. Siga o passo a passo!
1º Passo: faça um mapeamento
Toda boa gestão demanda conhecimento, certo? Então, a recomendação é começar com um levantamento de todos os processos do negócio. Esta deve ser sempre uma das primeiras etapas, a fim de transformar o gerenciamento em eficiência.
Cada um deve contar com uma descrição sobre as atividades e tarefas desempenhadas, bem como os resultados gerados. Desse modo, é mais fácil acompanhar todos os processos e fazer os devidos ajustes, sempre que necessário.
2º Passo: defina os indicadores
Para saber se as mudanças estão sendo eficazes, é preciso monitorar por meio de indicadores de desempenho preestabelecidos. Afinal, o objetivo da gestão por processos é a otimização, o que só é possível por meio de um monitoramento contínuo.
Quando bem utilizados, os indicadores enriquecem as análises, indicam pontos fracos e fortes, geram insights e impulsionam melhorias. O caminho é unir todas as informações relevantes para o negócio e organizá-las, a fim de auxiliarem na tomada de decisões.
3º Passo: proponha melhorias contínuas
Todos os processos precisam de ajustes, com o intuito de promover melhorias sempre que possível. Desenvolver produtos ou serviços é um ciclo e, por isso, precisam estar abertos às oportunidades de gerar ainda mais valor, ou seja, qualidade, aos clientes.
Aliás, esse conceito de melhorias contínuas faz parte do Sistema de Produção Toyota (SPT), por exemplo, que transformou a indústria automobilística japonesa em referência. Para que funcione com eficiência, deve envolver todas as hierarquias: equipes e gestores.
4º Passo: invista em treinamentos
A gestão por processos é ainda mais eficaz quando todos os colaboradores estão em sintonia. Isto é, o fluxo de atividades é bem definido e transparente e os envolvidos são conscientizados sobre o papel de cada um para colher os resultados.
Por isso, investir em treinamentos é essencial para padronizar os processos e garantir uma gestão mais eficiente e planejada. Além de facilitar a definição de objetivos e metas de curto, médio e longo prazo.
5º Passo: use a tecnologia a seu favor
Pode parecer óbvio, mas vale reforçar que os recursos tecnológicos estão aí para serem usados. No ambiente corporativo, a tecnologia contribui para automatizar muitas etapas do ciclo de produção e pode influenciar, de forma positiva, todos os setores.
Vale tanto para processos internos como para os externos, facilitando a comunicação entre todos os envolvidos, de colaboradores a clientes. Além disso, é importante destacar que a tecnologia traz vantagem competitiva para quem sabe utilizá-la.
A gestão por processos é essencial para manter a empresa competitiva no mercado, além de trazer mais transparência à cultura organizacional. Isso sem contar que a padronização ajuda a guiar o planejamento, com objetivos de curto, médio e longo prazo. O resultado vem com a integração entre as áreas, melhorias contínuas e alta performance.